Damit ihr bei den Einladungskarten auch wirklich an alle wichtigen Personen denkt, solltet ihr natürlich gemeinsam eine übersichtliche Gästeliste für die Hochzeit erstellen. Zusätzlich ist die Gästeliste auch noch für weitere Planungspunkte wichtig.
Ihr fragt euch, wie ihr eine Gästeliste für die Hochzeit am besten erstellt und was ihr dabei beachten solltet? Alles zum Thema Gästeliste haben wir hier übersichtlich für euch zusammengestellt..
Weiter unten findet ihr eine kostenlose Excel-Gästeliste als Vorlage.
Unser Artikel ist aufgeteilt in die Bereiche:
- Generelle Infos und Tipps zur Gästeliste
- Inhalte der Hochzeit-Gästeliste
- Gästeliste zur Hochzeit erstellen/Excel-Vorlage
- Was tun, wenn die Gästeliste zu lang ist?
- Gästeliste K.O.-Manager
- Statistik: Wie viele Gäste laden andere Brautpaare ein?
1. Generelle Infos und Tipps zur Gästeliste
Einschränkung durch die Hochzeitslocation
Erstellt eine Gästeliste am besten noch, bevor ihr euch für eine Hochzeitslocation entscheidet.
Nur dann könnt ihr sicher sein, dass auch genug Platz für alle eure Hochzeitsgäste vorhanden ist, um bequem feiern zu können.
Solltet ihr euch schon für eine Location entschieden haben, dann hilft euch die Gästeliste bei der Entscheidung, wer nun zur Hochzeit oder (bei Platzmangel) doch nur z.B. zum Polterabend oder zur Trauung mit Sektempfang eingeladen werden kann.
Einschränkung durch das Budget
Natürlich sollte die Anzahl der Hochzeitsgäste auch auf euer Budget abgestimmt sein, damit ihr nach euren Vorstellungen heiraten könnt. Einige Brautpaare mögen lieber eine Luxushochzeit im engsten Familienkreis, andere freuen sich auf eine lockere Hochzeit mit allen Freunden. Habt ihr diese Frage geklärt, wisst ihr dann auch, wie lang die Gästeliste bei eurer Hochzeit wird.
Habt deshalb immer euer Budget im Überblick (am besten mit einem Budgetplaner), damit ihr auch grob einschätzen könnt, wieviel euch ein Hochzeitsgast überhaupt kosten wird (Einladungskarte, Essen, Gastgeschenk, etc.). Auf dieser Basis könnt ihr dann besser abschätzen, wie lang eure Gästeliste sein darf.
Prioritäten setzen
Generell solltet ihr nur Gäste einladen, die ihr auch wirklich auf eurer Hochzeit dabei haben möchtet – schließlich ist es euer großer Tag. Fangt mit dem “harten Kern” an und baut die Gästeliste dann weiter aus. Bei großen Familien könnt ihr ja eure Eltern um Rat fragen, ob ihr z.B. wirklich Onkel Ernst mit allen 5 Kindern einladen müsst.
Die endgültigen Entscheidungen für die Gästeliste zur Hochzeit kann viel Zeit und auch Nerven in Anspruch nehmen – fangt deshalb rechtzeitig damit an und versucht Kompromisse einzugehen und Prioritäten zu setzen, bis ihr euch beide mit der Gästeliste wohlfühlt.
Weiter unten findet ihr noch weitere Tipps, wie ihr eure Gästeliste kürzen könnt, falls diese zu lange ausfällt.
2. Inhalte der Hochzeit-Gästeliste
Eure Gästeliste sollte idealerweise zu einem zentralen Punkt der gesamten Gästeplanung werden – so habt ihr alle wichtigen Infos rund um die Hochzeitsgäste am besten im Überblick. Es macht auch Sinn, jeweils eine extra Gästeliste für Polterabend und Trauung anzulegen (also Personen, die nicht auf das Hochzeitsfest eingeladen werden).
Inhalte einer Gästeliste zur Trauung und Hochzeitsfeier:
- Name des Hochzeitsgastes bzw. Familienname
- Personenanzahl Erwachsene und Personenanzahl Kinder
- Vollständige Postadresse
- Einladungskarte versendet: Ja/Nein
- Zusage: Ja/Nein/Vielleicht
- Besondere Angaben zum Essen (z.B. Vegetarier, Diabetiker, Allergiker, etc.)
- Besondere Aufgaben des Gastes (z.B. Trauzeuge, Blumenkind, Zeremonienmeister, etc.)
- Helfer für… (Aufbau, Abbau, Deko, Fahrservice, etc.)
- Koordination Fingerfood oder Kuchen (wer bringt was mit?)
- Hotelzimmer nötig: Ja/Nein
- E-Mail/Telefonnr. (falls die Gästeliste für eine Hochzeitsüberraschung benötigt wird)
- Erhaltenes Geschenk (wichtig für die persönliche Danksagung bei den Dankeskarten)
- Dankeskarte versendet: Ja/Nein
Inhalte einer Gästeliste nur zur Trauung oder zum Polterabend:
- Name des Gastes bzw. Familienname
- Personenanzahl Erwachsene und Personenanzahl Kinder
- Einladungskarte versendet bzw. mündlich eingeladen: Ja/Nein
- Erhaltenes Geschenk (wichtig für die persönliche Danksagung bei den Dankeskarten)
- Dankeskarte versendet: Ja/Nein
Unser Tipp: Am besten teilt ihr die Hochzeitsgäste in Gruppen auf (z.B. Verwandschaft Braut/Bräutigam, Freunde Braut/Bräutigam, etc.), damit ihr eine bessere Übersicht behalten könnt.
3. Gästeliste zur Hochzeit erstellen/Excel-Vorlage
Ihr könnt eure Gästeliste natürlich “old school” von Hand erstellen. Davon möchten wir aber abraten, da dies sehr zeitaufwändig und umständlich ist.
Am besten lässt sich die Gästeliste zur Hochzeit in einer Tabellenkalkulation wie z.B. Excel verwalten. Änderungen und Ergänzungen können in so einer Vorlage für die Gästeliste der Hochzeit wesentlich einfacher vorgenommen werden.
Wir haben für euch schon eine ausführliche Gästeliste-Vorlage in Excel zusammengestellt, die ihr kostenlos verwenden dürft.
4. Was tun, wenn die Gästeliste zu lang ist?
Falls eure Gästeliste zur Hochzeit einfach zu lang ist, findet ihr hier einige Ideen, wie ihr diese kürzen könnt, ohne komplett auf das Feiern mit diesen Personen verzichten zu müssen:
1. Feiert eine kleine Hochzeit mit Livestream
Kleine Hochzeiten haben auch sehr viel Charme und werden immer beliebter. Wenn ihr die Gründe dafür ehrlich und offen kommuniziert, wird euch auch keiner böse sein können. Und dank eines professionellen Livestreams können entferntere Verwandte und nicht so enge Freunde einfach online dabei sein. Lasst die Trauung (in Standesamt oder Kirche) live übertragen und freut euch später auch selbst darüber, dass diese emotionalen Momente filmisch festgehalten wurden!
Tipp: Ihr solltet beim Livestream nicht sparen, schließlich sollen Bild und Ton qualitativ hochwertig sein. Dafür engagiert ihr am besten einen Videografen, der eure Trauung aufnimmt. Ein Livestream ist zum Beispiel über Youtube möglich.
2. Mehr Gäste nur zur Trauung einladen
Falls ihr in einer großen Kirche heiratet, dann ladet viele der Hochzeitsgäste nur zur kirchlichen Trauung ein (am besten mit einer extra Einladungskarte zur Trauung, auf der nichts von der Hochzeitsfeier steht).
So können zwar nicht alle Gäste den kompletten Tag mit euch verbringen, aber zumindest an der Trauung und dem anschließenden Sektempfang (plus evtl. Fingerfood oder Hochzeitstorte) für ein paar Stunden teilnehmen und somit auch ein Teil der Hochzeit sein.
Da auch die Hochzeitsgäste, die nur zur Trauung eingeladen werden, euch sicherlich eine Kleinigkeit schenken, werden die Mehrkosten dafür eventuell teilweise abgedeckt und es ist immer noch weitaus günstiger, als alle Gäste zur Hochzeitsfeier einzuladen.
3. Freunde zur späteren Stunde einladen
Wird eure Hochzeit-Gästeliste zu lang und ihr müsste euch entscheiden, wen ihr einladet? Fragt bei eurer Hochzeitslocation nach, ob evtl. zur späten Stunde – zum Tanzen – noch ein paar Gäste dazukommen dürfen (einige der älteren Hochzeitsgäste und Paare mit Kindern werden sicherlich schon gegangen sein).
Dann könntet ihr weitere Freunde zum späten Abend einladen, die noch bis zum Ende mit euch feiern und ihr könnt bei diesen Gästen das Geld für das teure Hochzeitsessen einsparen.
4. Einen großen Polterabend oder eine Polterhochzeit veranstalten
Wenn ihr einen großen Polterabend organisiert und viele Freunde und Bekannte einladet, dann kann die Hochzeitsfeier natürlich viel kleiner ausfallen (evlt. auch nur mit dem engsten Kreis der Familie), ohne dass die anderen Gäste enttäuscht sein werden.
5. Ausgesuchte Gäste ohne Partner und Kinder einladen
Zu diesem Punkt möchten wir erwähnen, dass generell der feste Partner und natürlich auch die Kinder eines Hochzeitsgastes mit eingeladen werden sollten! Handelt es sich aber um eine bestimmte Gruppe, wo sich die Partner untereinander überhaupt nicht kennen, dann ist es auch verständlich, wenn ihr die Personen dieser Gruppe alleine einladet. Allein-eingeladene Gäste sollten aber andere Gäste gut kennen bzw. im Idealfall zu einer festen Gruppe gehören.
Z.B. könnt ihr generell eure Vereinsfreunde sowie Kolleginnen und Kollegen ohne Partner und Kinder einladen. Die Kollegen kennen sich untereinander und werden sicherlich auch ohne den Partner viel Spaß haben. Allerdings sollte es dann wiederum auch keine Ausnahme geben, damit sich niemand aus der Gruppe schlechter behandelt fühlt.
Eine abgeschwächtere Version ist die klare Richtlinie “No ring no bring”, was bedeutet, dass nur Ehepartner und Verlobte mitgebracht werden dürfen. So geht ihr sicher, dass keine spontanen, eher kurzfristige Bekanntschaften bei eurer Hochzeit angeschleppt werden.
Ihr möchtet ggf. ganz ohne Kinder heiraten? Dann lest euch unbedingt unseren Artikel “Eine Hochzeit ohne Kinder planen” durch.
6. Erstellt eine Ersatzliste für eure Wunschgäste
Erfahrungsgemäß werden ohne Save-the-Date Karte ca. 5-10% eurer Hochzeitsgäste absagen oder auch kurzfristig wegen Krankheit nicht kommen können. Vermerkt deshalb in eurer Gästeliste, wer dann als nächstes “nachrutschen” wird, damit ihr dann schnell reagieren könnt. So kann der eine oder andere Gast vielleicht doch noch spontan die gesamte Hochzeitsfeier miterleben.
Ein letzter Tipp: Vergesst in eurer Gästeliste zur Hochzeit auf keinen Fall die Dienstleister, die den ganzen Tag mit euch verbringen und auch in der Hochzeitslocation beim Essen eingeplant werden müssen (z.B. Fotograf, Pfarrer, Band, etc.).
5. Gästeliste K.O.-Manager
Könnt ihr euch nicht so recht entscheide, ob ihr jemanden einladen solltet oder nicht? Dann geht mal unseren K.O.-Manager durch!
6. Statistik: Wie viele Gäste laden andere Brautpaare ein?
Sicher interessiert euch auch, wie andere Brautpaare ihre Hochzeitsgästeliste gestalten. Der erfahrende Hochzeitskarten-Anbieter Kartenmacherei hat nachgefragt und u.a. herausgefunden, dass 2022 der Großteil aller Hochzeiten zwischen 26 und 100 Hochzeitsgäste eingeladen wurden.
Die gesamten Studienergebnisse gibt es auf www.kartenmacherei.de.
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